Tijdsbesparing: ca. 3u/week
KlantenserviceFacturatie en Betalingsherinnering: automatisch versturen en opvolgen
Laattijdige betalingen kosten Belgische KMOs gemiddeld 14 dagen extra wachttijd per factuur. Automatische herinneringen lossen dat op zonder ongemakkelijke telefoontjes.
Manueel facturen opvolgen is tijdrovend en ongemakkelijk. Bel je te snel, irriteer je de klant. Bel je te laat, heb je al weken gewacht op je geld. Een geautomatiseerd systeem voor facturatie en betalingsherinneringen verstuurt facturen op het juiste moment en herinnert automatisch op basis van een professioneel escalatietraject.
Hoe werkt de geautomatiseerde factuuropvolging?
Na levering van een dienst of product wordt de factuur automatisch verstuurd naar de klant. Het systeem volgt de betaalstatus op in realtime. Wordt de factuur niet betaald binnen de afgesproken termijn? Dan volgt automatisch een vriendelijke herinnering na 7 dagen, een formele herinnering na 14 dagen en een escalatiemelding naar jou na 21 dagen. Alle communicatie is professioneel van toon en gepersonaliseerd met de naam van de klant en de factuurdetails.
Minder laattijdige betalingen, betere cashflow
Bedrijven die automatische betalingsherinneringen gebruiken, ontvangen hun facturen gemiddeld 8 dagen sneller betaald. Bij een omzet van EUR 10.000 per maand met een gemiddelde betaaltermijn van 30 dagen, betekent dit een cashflowverbetering van EUR 2.500 tot EUR 3.000 per maand.
- Automatisch versturen van facturen na levering
- Vriendelijke herinnering na 7 dagen onbetaald
- Formele herinnering na 14 dagen onbetaald
- Escalatiemelding na 21 dagen met optie voor aangetekende brief
Integratie met je boekhouding
We koppelen het systeem aan je bestaande boekhoudsoftware: Exact Online, Billit, Yuki, Octopus, Teamleader of SnelStart. Betalingen worden automatisch geregistreerd en gekoppeld aan de juiste factuur. Je boekhouder heeft altijd een up-to-date overzicht zonder handmatige invoer.
Veelgestelde vragen over Facturatie en Betalingsherinnering
Kan ik de toon van de herinneringen zelf bepalen?
Ja. Jij bepaalt de tekst en toon van elke herinnering: vriendelijk en informeel voor vaste klanten, formeler voor nieuwe klanten. We voorzien standaardtemplates die je kunt aanpassen aan jouw communicatiestijl.
Wat als een klant de factuur betwist?
Het systeem pauzeert automatisch de herinneringsflow zodra een klant reageert op een factuur. Je ontvangt een melding met de context van de betwisting zodat je persoonlijk kunt ingrijpen. Automatische herinneringen worden hervat zodra jij dat aangeeft.
Werkt dit ook voor terugkerende facturen?
Ja. Voor abonnementen en terugkerende diensten maakt het systeem automatisch de volgende factuur aan op het juiste moment en start de opvolgingscyclus opnieuw. Je hoeft nooit zelf een terugkerende factuur aan te maken.
Facturatie en Betalingsherinnering voor jouw bedrijf?
Doe de gratis AI-scan en ontdek hoeveel uur per week jij kunt besparen. Wij analyseren jouw situatie en geven een concreet voorstel zonder verplichtingen.
Geen verplichtingen - Antwoord binnen 24u - Belgisch team